Obsah
- 01. Urobte to relevantným
- 02. Správne načasujte
- 03. Odlíšte svoju udalosť
- 04. Opatrne informujte svoje reproduktory
- 05. Vyberte si platformu rozumne
- 06. Zvážte špecializované služby
- 07. Dajte účastníkom pocítiť účasť
- 08. Pripomeňte ľuďom, že sa to deje
- 09. Očakávajte technické výzvy
- 10. Vytvorte spoločenskú atmosféru
V posledných niekoľkých týždňoch bolo veľa zrušených udalostí, od koncertov po konferencie, nahradených virtuálnymi. A v tomto procese si mnohí uvedomujú, že presun udalostí online nie je len o kontrole poškodenia; v skutočnosti prináša svoje výhody.
„Na začiatok môže byť dosah oveľa väčší,“ poznamenáva Olga de Giovanni, globálna manažérka pre PR a komunikáciu v marketingovej a mediálnej konzultácii Ebiquity. „Napríklad naše prvé webové semináre prilákali päťkrát až desaťkrát viac účastníkov, ako by sme zvyčajne dostali, a oslovili sme aj medzinárodné publikum.“
Vinda Souza, viceprezidentka globálnej komunikácie spoločnosti Bullhorn, je tiež nadšená z možností virtuálnych udalostí. „Skutočnosť, že okrem prístupu na internet neexistuje prakticky žiadna prekážka v účasti, znamená, že existuje možnosť pozvať oveľa viac ľudí,“ hovorí. "Tí, ktorí by si inak nemohli dovoliť cestovať, byť preč od svojho počítača, odísť cez noc a byť preč od svojej rodiny alebo mať problémy s mobilitou, sa teraz môžu zúčastniť."
Ako teda dosiahnuť, aby bola vaša udalosť úspešná? V tomto článku zhromažďujeme najlepšie rady od veteránov aj od tých, ktorí sa nedávno pripojili k večierku.
01. Urobte to relevantným
Prvý bod môže byť zrejmý, ale stojí za to povedať: každá udalosť, ktorú organizujete, musí brať do úvahy zvláštne situácie, v ktorých sa práve teraz nachádzame. Typický príklad ponúka Dan Peden, strategický riaditeľ marketingovej agentúry Journey further. „V priebehu najbližších mesiacov sme mali naplánovaných niekoľko podujatí zameraných na značky v Manchestri, Leedsi a Londýne, ale museli sme ich úplne prehodnotiť,“ hovorí.
„Nemá zmysel ponúkať rady, že značky v súčasnej situácii nemôžu konať,“ tvrdí. „Náš prvý masterclass online marketingu v oblasti výkonnosti sa namiesto toho zameral na to, ako pomáhame popredným značkám orientovať sa v kríze Covid19. Šlo to naozaj dobre a na najbližších pár mesiacov máme naplánovaných viac. “
Podobný príbeh rozpráva aj Neil Davidson, generálny riaditeľ komunikačnej agentúry HeyHuman. „Ľudia smerujú k„ špičkovému webináru “,“ hovorí. „Takže keď sme organizovali našu najnovšiu online akciu, ktorá nahradila osobnú udalosť, ktorú sme mali v denníku od začiatku roka, naša prvá otázka znela:„ Je obsah vhodný práve teraz a je to budúcnosť? -získanie? ‘Ak nie, neobťažujte sa; iba pridávate na hromadu. Naše podujatie sa teda zameralo na to, ako môže neurológia pomôcť značkám spojiť sa so zákazníkmi počas pandémie aj po nej. Bolo to niečo, z čoho sa mohli naučiť všetky značky, bez ohľadu na to, v akej pozícii sú. “
To samozrejme neznamená, že každá virtuálna udalosť musí byť o pandémii a jej dopadoch na spoločnosť; akurát, že to musí brať do úvahy. Napríklad usporiadanie hudobného festivalu online nerieši obavy ľudí z Covid-19, ale rieši ich potrebu zábavy a rozptýlenia, keď sú pod uzamknutím.
02. Správne načasujte
Ako dlho by mala trvať vaša akcia? Samozrejme to bude závisieť od kontextu a publika, ale všeobecne je hodina dobrým cieľom, “hovorí Rob Dennis, špecialista na PPC v Liberty Marketing:„ Už dlhšie a ľudia začnú strácať záujem, “hovorí .
Ak organizujete viac udalostí, mali by ste čoskoro zistiť, ako dlho vydrží pozornosť publika. „Náš prvý masterclass bol dlhý 60 minút a boli prednášané tromi rôznymi rečníkmi,“ hovorí Dan Peden. „Aby sme však udržali ľudí v interakcii, teraz si myslíme, že je najlepšie udržiavať udalosti okolo 30 minút. Do budúcnosti budeme robiť sústredenejšie udalosti iba s jedným rečníkom. “
Emma Robson je vedúcou udalostí v spoločnosti Ingenuity London, ktorá nedávno spustila Virtual Connect, online udalosť „speed datingu“ pre značky a agentúry. Radí: „Udržujte jednotlivé sedenia stručné: všetko, čo trvá viac ako hodinu, by mohlo byť trochu brzdou. Pohľad na obrazovku počítača nie je to isté ako vidieť niekoho v tele, takže zohľadnite rozpätie pozornosti. “
Dobre si tiež premyslite, kedy sa vaša udalosť začne. "Napríklad čokoľvek, čo je príliš blízko obeda, by mohlo vyvolať hnev malého dieťaťa, preto venujte dostatok času obidvom stranám obeda, aby sa ľudia mohli usadiť v práci," odporúča Emma.
03. Odlíšte svoju udalosť
Aj keď chcete, aby bola vaša udalosť aktuálna, nekopírujte iba to, čo robia ostatní. „Napríklad Chris Martin z Martina od Coldplay spieva naživo zo svojej obývačky a teraz všetci robia koncerty v obývacej izbe,“ hovorí Alex Wilson, vedúci obsahu v agentúre Amplify pre zážitky zo značky. "Namiesto toho premysli, ako sa dá odlíšiť od" steny rovnakého ". Spôsob, akým to robíte, je rovnaký ako predtým: opierajte sa o poznatky svojho publika, hľadajte najlepšie riešenie problému a buďte kreatívni odvážni, aby ste zabezpečili, že budete viesť spredu. “
Podobnú líniu presadzuje aj James Kirkham, obchodný riaditeľ spoločnosti Defected Records. „Nestačí iba streamovať a predpokladať, že sa dostanete cez miesto; je tu príliš veľa konkurenčných udalostí," zdôrazňuje. „Zvážte teda, čo je na vás jedinečné, sprostredkujte podstatu toho, kto ste, a nájdite spôsob aby sme boli pri sledovaní superosobní. Napríklad, keď sme usporiadali náš virtuálny hudobný festival, vytvorili sme súbor „domácich pravidiel“ pre tých, ktorí sledujú a tancujú doma, ktorých cieľom je sprostredkovať ducha značky a pridať vrstva, vďaka ktorej sa človek cítil ako skutočne prebehnutá udalosť. “
04. Opatrne informujte svoje reproduktory
Ak vaša udalosť zahŕňa prednášky, nemyslite si, že stačí iba zvoliť rečníka a témy. Stále musíte týchto rečníkov oboznámiť; v skutočnosti ešte viac, ako by ste mali pri fyzickej udalosti.
To odporúča Belinda Barkerová, riaditeľka skupiny World Media Group, ktorá organizuje pravidelné podujatia pre marketingový, kreatívny a vydavateľský priemysel. Skupina nedávno usporiadala svoje prvé virtuálne podujatie; webinár s 10 odborníkmi z odvetvia, ktorý diskutuje o vhodnosti reklamy v čase krízy. „Webinár nemá prirodzený priebeh živého podujatia, takže je nevyhnutné, aby boli rečníci struční a presní,“ radí. „Napríklad pri reláciách Otázky a odpovede navrhujem vopred si skriptovať niektoré otázky, uistite sa, že rečníci o nich vedia a sú na ne plne pripravení. A pamätajte, že virtuálni diváci sú oveľa tvrdšími kritikmi, pretože je oveľa jednoduchšie vypnúť aplikáciu, ako vyjsť z miestnosti plnej ľudí. “
Len preto, že ľudia vedia rozprávať pri fyzických udalostiach, nepredpokladajte, že tieto zručnosti sú okamžite preložiteľné. „Príliš často panuje mylná viera, že sa ľudia naučia robiť živé udalosti prostredníctvom osmózy,“ hovorí Richard Robinson, výkonný riaditeľ spoločnosti Econsultancy. "Tento nebezpečný klam je podobný požiadavke, aby armáda divadelných hercov, ktorá zvyčajne napája publikum a energiu miestnosti, plynulo našliapla na filmovú kulisu a natočila oscarový film."
Každý, kto hovorí na virtuálnych udalostiach, musí skúšať, skúšať a skúšať znova, zdôrazňuje. Ak sa to týka vás, budete musieť: „Ovládnite technológiu, uistite sa, že ovládate platformu a počítač, z ktorého bude bežať. Nájdite stabilný a tichý priestor na prezentáciu a zvážte neočakávané udalosti ako ostatní ľudia. žijúci vo svojej domácnosti, najmä deti a zvieratá, ktoré neberú do zajatia. Nakoniec si uvedomte silu svojich gest: pretočenie očí, obočie a ďalšie spôsoby, ktoré môžu zhoršiť vaše doručenie. “
„Nie každý vie, ako používať FaceTime a ako sa formovať,“ dodáva Jon Pearson, ktorý nedávno organizoval virtuálnu komediálnu noc s názvom Comedy Virtually LIVE. „Takže by som radil ľuďom, aby sa pozerali priamo z objektívu fotoaparátu, aj keď práve vedú videohovory, pretože na obrazovke vyzeráte čudne.“
05. Vyberte si platformu rozumne
Pokiaľ ide o softvér, máte na výber, čo sa týka hostenia vašej virtuálnej udalosti, ako uvidíte z prehľadu najlepších videokonferenčných služieb na našom sesterskom webe. Ako si však medzi nimi vybrať?
„Predtým, ako sa rozhodnete pre štandardnú technologickú platformu pre vašu virtuálnu udalosť, venujte osobitnú pozornosť svojim používateľom a zariadeniam, ktoré budú s najväčšou pravdepodobnosťou používať,“ radí Jason Anderson, digitálny riaditeľ zážitkovej agentúry Avantgarde. „Nie všetky technologické riešenia fungujú na mobilných zariadeniach tak dobre a niektoré sú vhodnejšie skôr na neformálne stretnutia medzi priateľmi ako na firemné akcie. Ochrana súkromia a údajov je dôležitá: nedávne problémy so spoločnosťou Zoom a jej neviditeľným zdieľaním údajov s Facebookom a ďalšími sú ukážkovým príkladom. Uistite sa, že vami vybrané platformy vyhovujú vašim požiadavkám na bezpečnosť, GDPR a údaje. “
Okrem formálnych nástrojov pre videokonferencie môžu platformy sociálnych médií ponúknuť aj skvelú platformu na organizovanie virtuálnych udalostí. Napríklad Erica Freas z Specialist Subject Records koordinuje virtuálne koncerty v utorok za posledný mesiac prostredníctvom Instagram Stories. „Mali sme medzi 150 až 5 000 divákmi v závislosti od kapely a pre hudobnú komunitu to bol skutočne pekný skúšobný kameň,“ hovorí.
Spoločnosť sa rozhodla pre Instagram Stories, pretože to bol najjednoduchší spôsob organizácie akcií na poslednú chvíľu s nízkou bariérou, vysvetľuje. „YouTube Live vyžaduje overenie a nikto z nás nepoužíva Twitch. Pozreli sme sa na aplikácie, ktoré vám umožňujú streamovať z viacerých webov naraz, ale tie stoja peniaze. K službe Instagram Live sme už mali prístup a vašich sledovateľov upozorňuje, že ste spustili stream, takže priťahuje viac ľudí ako tých, ktorí venovali pozornosť nadchádzajúcej udalosti.
„Len čo sme nastavili čas, kedy sme mohli umelcov pustiť na náš účet a všetci mohli streamovať back-to-back cez @specialistsubject, vedeli sme, že sme hotoví,“ dodáva Erica. „Je tak zábavné a bezproblémové mať hudobníka po sebe, keď sa objaví náš prúd. Nevýhodou je, že na sledovanie musíte mať účet na Instagrame, ale sú zadarmo. Mám hŕstku priateľov, niektorých okolo 60 až 70 rokov, ktorí si aplikáciu stiahli, len aby prišli na prehliadku. “
06. Zvážte špecializované služby
Aj keď existuje veľa bezplatných služieb, možno sa vám oplatí zaplatiť za platformu, vďaka ktorej bude vaše podujatie vyzerať a cítiť sa profesionálnejšie. Napríklad prostredníctvom svojej kampane Plan B sa spoločnosť Imagen predáva ako hotové riešenie na doručenie obsahu registrovaným účastníkom online v dôsledku zrušenia udalostí. SOT Helen Aboagye načrtáva niektoré výhody.
„V prípade bezprostredných udalostí bude už dokončených veľa videosekvencií, skriptov a prezentácií,“ hovorí. „Platforma spoločnosti Imagen ponúka možnosť okamžite vytvoriť značkový portál, ktorý bude hostiť videoprezentácie, rozhovory a klipy, čo vám umožní ľahko znovu použiť tieto prostriedky na vaše virtuálne udalosti. Prístup k tomuto obsahu je možné riadiť na veľmi podrobnej úrovni, takže VIP alebo sponzori majú prístup k prémiovému obsahu, ktorý je neviditeľný napríklad pre štandardných delegátov. Platforma je navyše založená na prehliadači, takže sa môže zúčastniť každý účastník s počítačom, zatiaľ čo ktorýkoľvek rečník alebo prispievateľ môže nahrať prostriedky na schválenie aj z ľubovoľného počítača. “
Hopin sa medzitým marketingovo prezentuje ako platforma online udalostí, ktorá umožňuje účastníkom navzájom sa učiť, komunikovať a spájať sa. „Obsah je len polovica dobrých zážitkov z udalostí, druhá polovica je spojením,“ hovorí zakladateľ Johnny Bourfarhat. „Ak má online udalosť replikovať offline udalosť, musí existovať spôsob, ako náhodne spoznať nových ľudí. Hopin to robí pomocou automatizovaného systému individuálneho porovnávania v prípade sieťových stretnutí, napríklad chatu Facetime.
„Rečníci môžu mať vašich účastníkov tam a späť kontrolovane,“ dodáva. "Robíme to prostredníctvom našich moderovaných relácií." A aby ste zabránili tomu, aby sa ľudia cítili „stratení v dave“ a stratili záujem, môžete vytvoriť rôzne priestory, kde sa môžu stretnúť s ľuďmi spôsobom, ktorý uprednostňujú, či už ide o vysielanie, jeden za druhým alebo v skupine. “
07. Dajte účastníkom pocítiť účasť
Prezentácia správneho obsahu je iba jednou časťou vašej udalosti. Ak všetko, čo robíte, je streamovanie obsahu jedným smerom, neexistuje žiadny skutočný stimul pre ľudí, aby ho naďalej sledovali, takže musíte nájsť spôsoby, ako ľudí zapojiť a zaujať.
Dave Bradley z Steel Media sa tomu chcel venovať, keď nedávno organizoval Pocket Gamer Connects Digital # 1, virtuálnu udalosť pre herný priemysel, ktorá sa uskutoční opäť v júni. „Naše živé konferencie sú známe tým, že sú miestami na stretávanie sa a podnikanie. Preto sme chceli pokračovať v tejto virtuálnej udalosti najlepšie, ako sme vedeli,“ vysvetľuje. „Systém„ schôdzky “, ktorý sme použili, vám umožňuje vyhľadávať jednotlivcov na základe práce, ktorú robia, alebo podľa toho, čo hľadajú - napríklad vývojár hier, ktorý potrebuje vydavateľa - poslať im správu a automaticky naplánovať hovor Zoom.
„Existujú dôkazy, že táto funkcia bola veľmi využívaná,“ dodáva. „Vidíme, že boli usporiadané doslova stovky stretnutí denne - celkovo tisíce za týždeň -. Povzbudzujeme ľudí, aby sa na našich podujatiach stretávali prostredníctvom všetkých našich marketingových výkrikov a táto udalosť sa nelíšila. Jedna vec je aj systém stretnutí. includes je Digital Expo. Aby sme nahradili výstavnú sálu s jej stánkami a stolmi, vytvorili sme priestor, kde môžu ľudia uverejňovať kúsky portfólia, odkazy na upútavky na hry, ukážky ich prác, popisy ich služieb atď. byť veľmi populárny s viac ako 200 zobrazenými stránkami. “
Nezabudnite ani na sociálne médiá. „Sociálne siete môžu byť hlavným aspektom udalostí priamo v osobe a môžu byť rovnako užitočné aj pre virtuálne udalosti: stačí tomu zodpovedajúcim spôsobom prispôsobiť svoj prístup,“ hovorí Corie Leaman, riaditeľ IT Nation Events v ConnectWise. „Takže v našom prípade stále vytvárame značky hash a hľadáme spôsoby, ako komunikovať s našim publikom, ale teraz kladieme rôzne otázky - týkajúce sa názorov, umiestnení a obedov účastníkov - pretože vieme, že to podporuje zapojenie. Je tiež dôležité nájsť vyhradeného moderátora a platformu schopnú podporovať chat a otázky a odpovede, aby váš moderátor mohol viesť konverzáciu a sústrediť sa na odovzdávanie informácií medzi rečníkmi a účastníkmi. “
Erica Freas medzitým hovorí, že k povzbudzovaniu interakcie medzi divákmi na virtuálnych koncertoch došlo v službe Instagram prirodzene. „Kedykoľvek sa niekto nový pripojí k prúdu na našich online koncertoch, v rolovacích komentároch sa objaví jeho popis Instagramu, takže získate veľa uznania a chatujete, rovnako ako na skutočnej šou,“ vysvetľuje. "Nevidíme si navzájom tváre, ale môžeme sa navzájom rozprávať, vítať sa, robiť si žarty a klásť otázky na celej platforme."
08. Pripomeňte ľuďom, že sa to deje
Vzhľadom na množstvo virtuálnych udalostí, ktoré sa dejú práve teraz, je pre ľudí ľahké zabudnúť, že sa na jednu zaregistrovali. Neberte teda nič ako samozrejmosť, hovorí Jason Anderson. „Nezabudnite na komunikáciu pred a po udalosti,“ hovorí. "Stále musíte zapojiť svoje publikum marketingom pred udalosťami, aby ste sa uistili, že sa prihlásia a skutočne sa objavia, zatiaľ čo analýza po udalostiach pomocou skóre, ako je NPS, môže poskytnúť skvelú spätnú väzbu a prehľad."
09. Očakávajte technické výzvy
Technické problémy sú prekážkou každej virtuálnej udalosti a je pravdepodobnejšie, že k nim dôjde v súčasnosti, s bezprecedentnými požiadavkami na širokopásmovú sieť. "Závady sa vždy pravdepodobne objavia, takže buďte pripravení," hovorí Emma Robson. „Zistili sme napríklad, že na našej platforme nemôžete byť hostiteľom dvoch rôznych udalostí alebo stretnutí súčasne. To znamenalo, že bol potrebný zbesilý hovor s našim manažérom výberu agentúr, aby mohol presunúť svoje stretnutie na inú platformu a my sme mohli zahájiť našu akciu. Wifi je tiež vynikajúco temperamentná, takže je užitočné mať v pohotovosti iného člena tímu, ktorý skočí, keď váš signál poklesne. Keď sa to stalo kolegovi, musel som sa kultivovať ako hostiteľ a dočasne sa ho ujať. “
Tiež nepredpokladajte, že sa účastníci dobre vyznajú v používaní videokonferenčných technológií: môže to byť úplne prvýkrát, čo to použijú. „Takže ak existuje možnosť„ vypnúť všetko “, uistite sa, že je aktivovaná, keď sa ľudia pripoja,“ dodáva Emma. "Pomôže to zabrániť zmätku ľudí, ktorí sa spolu rozprávajú, a pomôže vytvoriť plynulejší proces." Rob Dennis dodáva: „Ak zdieľate obrazovku tak, ako som to musel urobiť ja, uistite sa, že je váš laptop v režime Nerušiť, aby ste počas zdieľania obrazovky nedostávali žiadne upozornenia!“
Je tiež dôležité pochopiť obmedzenia virtuálnej udalosti. Napríklad Jon Pearson z Comedy Virtually LIVE poznamenáva, že „načasovanie je nevyhnutné a akékoľvek oneskorenie na internete zničí všetky dôležité body.“ Erica sa podobne dozvedela, že „speváci nemôžu duetovať cez zdieľaný prúd: oneskorenie je neúnosné.“
Tiež stojí za to položiť si otázku: potrebujem vlastne video? „Pre našu akciu sme zistili, že je prirodzenejšie vypnúť video, hneď ako vyrazíme,“ hovorí Neil Davidson, generálny riaditeľ transformačnej komunikačnej agentúry HeyHuman. „Na úvod to nie je fyzické publikum, preto sme sa zamerali na skvelé snímky: oni by malo byť dobre navrhnuté a vycibrené, a nie animované. Spálilo ma príliš veľa pochybných domácich Wi-Fi pripojení! “
10. Vytvorte spoločenskú atmosféru
Väčšina z týchto tipov bola zameraná na udalosti zamerané na verejnosť, ale čo organizácia spoločenských akcií pre vašich kolegov online? Všetci z nás, ktorí uviazli doma na diaľku, môžu byť stretnutia pri drinku a rozhovoroch neoceniteľným spôsobom, ako udržať morálku a motiváciu.
Môže však byť zložité organizovať skupinový rozhovor, ktorý sa skôr nebude podobať na schôdzku a skôr na spoločenskú príležitosť. „Takže zvážte zahrnutie aktivít, ktoré zapoja všetkých,“ navrhuje Heather Delaney, zakladateľka spoločnosti Gallium Ventures. „Hry pre tímy môžu byť dobrým spôsobom, ako udržiavať zábavný a konzistentný priebeh a udržiavať tím v kontakte so zamestnancami bez toho, aby sa cítili ako nepríjemný konferenčný hovor.“
Ďalej dodáva: „Je skvelé nastaviť si začiatočný a konečný čas pre svoju vnútornú udalosť, aby mali všetci neskorí príchody k dispozícii okno, kam by mohli zmeškať loď. Virtuálne nápoje s priateľmi alebo kolegami majú zjavnú pravdepodobnosť, že narazíte na ktorékoľvek pozvanie do kalendára, ale aspoň tým, ktorí majú predchádzajúce záväzky, ponúknete východisko bez kontroly. “
