Obsah
- Prečo je sledovanie času užitočné
- Sledujte každú úlohu
- Fakturovateľné projektové úlohy
- Nezaplatiteľné projektové úlohy
- Odhaduje sa
- Fakturácia a čas prihlásenia
- Porazte prokrastináciu
- Nástroje na sledovanie času
Keď som začal pracovať na voľnej nohe a pre toto odvetvie som bol stále celkom nový, mal som veľmi malú predstavu o tom, ako dlho trvá vytvorenie webovej stránky. Toto sťažovalo citovanie projektov, takže som si často vybral číslo, ktoré by znelo primerane veľkosti stránky.
Prvých pár mesiacov bolo hekticky rušných. Žongloval som s niekoľkými projektmi naraz. Mal som pocit, že som vynaložil obrovské úsilie a veľmi málo som sa dostal von. Začal som si z hodiny na hodinu zapisovať, koľko času som strávil pri jednotlivých projektoch. Keď som urobil sumy a uvedomil som si hodiny, ktoré som vložil, a celkovú sumu, ktorú som účtoval, bol som zdrvený, účtoval som menej ako minimálnu mzdu.
Čo sa teda stalo? V prvom rade som pri tvorbe cenových ponúk vychádzal z veľkosti webu a nie z toho, ako dlho mi jeho vytvorenie bude trvať. Mať málo vedomostí o tom, ako dlho trvá vytvorenie webu, viedlo k zlým odhadom a neocenil som, že vytvorenie malého webu s iba piatimi stránkami môže niekedy trvať rovnako dlho ako vytvorenie webu s 50 stránkami.
Nezohľadňoval som tiež čas strávený výskumom, stretnutiami, rozhovormi s potenciálnymi klientmi, písaním blogových príspevkov, vedením účtovníctva a odpovedaním na e-maily. To všetko je súčasť podnikania. Čas návrhu a vývoja závisí od mnohých vecí, od počtu šablón a úrovne požadovaného testovania, od typu klienta a od toho, ako dlho trvá získanie súhlasov.
Na začiatku je neuveriteľné ťažké odhadnúť, ako dlho to bude trvať, a založiť na tom cenovú ponuku, pretože je nepravdepodobné, že by ste mali nejaké predchádzajúce skúsenosti. Preto je také dôležité zaznamenávať si čas, ako idete. Aj keď nepracujete pre seba, stále je cenné udržiavať si prehľad o tom, čo robíte a ako dlho vám to trvá. Akákoľvek práca vyžaduje časové odhady, a ak nestíhate sledovať, je ťažšie robiť ju presne.
Prečo je sledovanie času užitočné
- Klientovi sú fakturované presnejšie údaje, pretože sa nehádajú, ako dlho niečo trvalo.
- Účtovanie za každú hodinu podvedome pomáha zvyšovať produktivitu.
- Pravidelné predkladanie časového harmonogramu ponúka veľa varovaní, ak sa projekt začne plaziť nad rozpočet.
- Môže to pomôcť pri vypočítaní priemerných fakturovateľných hodín týždenne.
- Sledovanie jednotlivých úloh vedie záznam, na ktorý sa dá odkazovať pri zostavovaní rozpočtu budúcich projektov.
Sledujte každú úlohu
Každý projekt bude mať viac úloh, takže ich definujte a sledujte jednotlivo. Uistite sa, že ste k sebe úprimní, ako dlho vám niečo trvalo, vrátane toho, ako dlho ste prokrastináciu strávili. Ďalej v riadku vám to pomôže posúdiť, ako dlho bude trvať niečo podobné.
Pokiaľ ide o nezúčtovateľné úlohy, mala by vaša sadzba zohľadňovať veci, za ktoré nemôžete fakturovať, alebo by ste mali zvážiť pripočítanie ďalších 20 percent k nezúčtovateľným úlohám k celkovému odhadu času (alebo sa zdá byť primeraným spôsobom). Tu je sada šablón úloh, ktorá funguje pre väčšinu mojich projektov:
Fakturovateľné projektové úlohy
- Pred-návrhový výskum (rozhovory a užívateľský prieskum)
- Dizajn stránok (zahŕňa IA, wireframing a prototyping)
- Vývoj stránok
- Integrácia CMS
- Testovanie prehliadača / zariadenia (niektoré projekty vyžadujú dôkladnejšie testovanie ako iné)
- Školenie (napríklad školenie CMS)
- Poradenstvo
- Projektový manažment (e-maily a telefónne hovory)
- Stretnutia
- Údržba stránok
Nezaplatiteľné projektové úlohy
- Správca: písanie návrhov, zmlúv a fakturácia
Tieto úlohy sa pre vás budú líšiť v závislosti od typu práce, ktorú robíte, a od úloh, ktoré robíte a za ktoré klientom neúčtujeme poplatky. Môžete rozdeliť úlohy ďalej alebo sledovať čas strávený jednotlivými funkciami.
Odhaduje sa
Namiesto toho, aby som klientom poskytol odhad projektu, uvádzam rozpis počtu dní, ktoré mi budú trvať spolu s mojou sadzbou dokončenie úloh a funkcií, o ktoré požiadali. Pomáha ukázať, čo sa týka budovania webu a čo za svoje peniaze dostávajú. Ak je číslo, ktoré som uviedol, príliš vysoké, namiesto odmietnutia ponuky, často povedia: „Myslím, že túto funkciu skutočne nepotrebujeme.“ To znamená, že môžem namiesto toho, aby som vyjednával o svojej miere, vyradiť niektoré funkcie, ktoré by spôsobili zníženie odhadu.
Fakturácia a čas prihlásenia
Keď fakturujem klientovi, uvádzam zoznam úloh, na ktorých som pracoval a koľko dní som strávil pri každej z nich, aby som klientovi konkrétne ukázal, čo som za ten čas robil. Možno pridáte svoje správy Git commit pre dané obdobie.
Nezaznamenávajte iba údaje o klientovi. Prihláste sa k fakturovateľnej práci súvisiacej s podnikaním, ako je vedenie účtovníctva, práca na vedľajšom projekte, školenie, príprava konferenčného rozhovoru alebo napísanie príspevku na blog. Takto budete mať prehľad o skutočných nákladoch na podnikanie. Sledujem čas strávený písaním a výskumom prednášok, aby som videl, koľko stojí moje podnikanie, keď ich budem robiť so stratou príjmu. (Prípravou nového rozhovoru venujem asi 100 hodín, takže je to dosť drahé).
Porazte prokrastináciu
Ak zistíte, že veľa otáľate, sledujte aj tento čas. Keď si toto číslo zapíšete na konci každého dňa, môže to byť prečin viny, vďaka ktorému budete produktívnejší. Niektoré aplikácie, napríklad Koncentrát, zablokujú určité weby a aplikácie v závislosti od toho, akú úlohu práve robíte. Ostatné, ako napríklad BubbleTimer, vám ukážu, koľko času trávite mimo úloh. Vidieť všetok ten stratený čas je dobrý spôsob, ako vás vyhodiť zo zlých návykov.
Nástroje na sledovanie času
Chvíľu mi trvalo, kým som našiel slušný spôsob zaznamenávania hodín. Spočiatku som si všetko zapisoval do zošita, ale pripadalo mi to nesúrodé a nie príliš presné. Ak som mal zavolať alebo poslať e-mail, bolo ťažké si presne spomenúť, ako dlho som to robil. Používam účtovnícku aplikáciu Freeagent, ktorá má zabudovaný časový rozvrh, ako aj niekoľko ďalších účtovníckych aplikácií, ako je Harvest. Umožňuje mi rozdeliť projekty podľa úloh a rozhodnúť sa, či sú jednotlivé fakturovateľné alebo nezúčtovateľné. Toto mi pomáha zistiť, koľko času som na projekte pracoval a aké je to ziskové. Hneď ako vyplním časový rozvrh, môžem z neho vytvoriť faktúru.
Môžete získať skvelé aplikácie na sledovanie času, ktoré sa dajú integrovať aj do účtovníckych aplikácií, ako sú Eon, Punch, Slips a Clockwork. Jedna z vecí, ktorá sa mi na týchto aplikáciách páči, je mať malý časovač, ktorý mi ukazuje, ako dlho trávim danou úlohou. Pozastaviť časovač a prepínať medzi úlohami je naozaj ľahké. Je to tiež neustále pripomínanie toho, že som na hodinách, čo mi pomáha sústrediť sa.
Slová: Anna Debenham Ilustrácia: Ben Mounsey
Anna Debenham je frontendová vývojárka na voľnej nohe. Je autorkou príručiek Front-end Style Guides, vreckového sprievodcu piatimi jednoduchými krokmi. Tento článok sa pôvodne objavil v čistom čísle časopisu 251.
